Mengurus Dokumen Identitas Bayi yang Lahir di Taiwan

Terakhir diperbarui pada Februari 26, 2023

Memiliki bayi memang sebuah rejeki yang besar. Namun, kita tidak boleh terlalu bergembira dengan itu, apalagi jika anak lahir di luar negeri. Dalam contoh kali ini, bayi kami lahir di Taiwan. Ternyata banyak juga dokumen yang harus kamu buat atau ajukan untuk meregistrasi identitas atau data diri kelahiran anak. Mulai dari untuk pembuatan kartu Alien Resident Certificate (ARC), paspor, hingga kartu National Health Insurance (NHI).

Menurut pengalam kami, sebaiknya, mulai mempersiapkan dokumen saat hamil trimester kedua atau paling lambat awal trimester ketiga. Karena kita membutuhkan beberapa dokumen, yang kemungkinan masih berada di Indonesia.

A. Dokumen dari Indonesia (Penting!)

Beberapa persyaratan membutuhkan dokumen yang diterbitkan di Indonesia, seperti KTP ayah atau ibu, Kartu Keluarga, dan Surat Nikah. Beberapa persyaratan ini sebaiknya sudah siap sebelum anak lahir. Lebih baik mulai diurus paling lambat pada awal trimester terakhir.

Untuk KTP dan KK cukup dibawa ke Taiwan. Namun untuk Surat Nikah, perlu difotokopi dan dilegalisir oleh Departemen Agama, Kementerian Luar Negeri (Kemlu), dan TETO.

Berdasar dari informasi [Mbak Sufia], kita bisa menggunakan [jasa agen] untuk legalisir surat nikah. Dengan biaya sekitar 1 hingga 1,5 juta rupiah. Kami juga menggunakannya, meski awalnya was-was, tapi alhamdulillah tidak ada kendala apapun.

Pengalaman kami, setelah selesai dilegalisir, surat nikah dan hasil legalisirnya dikirim kembali ke rumah di Indonesia. Keluarga kami di Indonesia mengumpulkan berkas-berkas beserta dokumen lainnya yang masih di Indonesia, lalu mengirimkannya ke Taiwan.

B. Checklist persiapan dokumen persyaratan

Untuk memudahkan persiapan dokumen untuk beberapa pengajuan, di sini saya rangkum menjadi satu sub bab tersendiri. Jadi anda bisa lebih mudah untuk menghitung jumlah fotokopi tiap dokumen. Dan juga lebih mudah untuk membuat set dokumen untuk setiap pengajuan.

1. Akta lahir dari rumah sakit

Saat setelah melahirkan, pihak administrasi biasanya langsung memberikan formulir untuk pengisian nama anak. Hal ini untuk pembuatan akta kelahiran anak. Nah saat memberikan balik ke administrasi, mintalah akta lahir dalam Bahasa Mandarin dan Bahasa Inggris (lebih aman nya masing-masing 2 copy).

2. Foto bayi

Persyaratan ARC dan NHI membutuhkan foto bayi dengan background putih ukuran visa. Hal ini tentu akan sedikit sulit bagi non fotografer. tapi ada cara mudah untuk melakukannya.

Carilah kain putih besar, biasanya mukena atau rok mukena bagi yang muslim. Gunakan kain putih untuk alas bayi, dan letakkan bayi di atasnya. Buat bayi kenyang terlebih dahulu, tetapi jangan sampai tertidur. Momen ini biasanya bayi akan tenang dan siap kita foto. Kita mungkin butuh beberapa kali memfotonya untuk mendapatkan hasil yang kita inginkan.

Setelah mendapatkan fotonya, silahkan mengedit ukuran foto menjadi 4.5cm x 3.5cm. Lalu ukuran tinggi kepala mulai rambut hingga dagu antara 3.2cm hingga 3.6cm. Contohnya dapat dilihat pada situs Bureau of Consular Affairs Taiwan.

Setelah selesai mengedit, masukkan hasil foto ke Ms. Word. Sesuaikan ukurannya, lalu copy paste foto tersebut hingga menjadi beberapa foto dalam satu lembar A4. Lalu print di percetakan menggunakan kertas foto.

3. Persyaratan ARC sementara bayi

Sumber: Imigrasi Taiwan

4. Persyaratan endorsemen di KDEI

Sumber: KDEI

5. Persyaratan paspor bayi

Sumber: KDEI

6. Persyaratan surat bukti pencatatan kelahiran bayi

7. Persyaratan NHI bayi

Sumber: NHI Taiwan

8. Persyaratan Update ARC bayi

C. Durasi, biaya, dan lokasi pemrosesan dokumen

Durasi pemrosesan dokumen

1. Pembuatan ARC sementara: 10 hari kerja
2. Legalisir di notaris publik: 3-5 hari kerja
3. Endorsemen akta lahir di KDEI: beberapa jam
4. Pembuatan Paspor di KDEI: 2-4 hari kerja
5. Pembuatan surat bukti pencatatan kelahiran anak: beberapa jam
6. Pembuatan NHI: beberapa jam
7. Update nomor paspor di ARC anak: 10 hari kerja

Secara total keseluruhan, waktu yang kita butuhkan memang lama, mungkin bisa lebih dari 1 bulan.

Biaya pembuatan dokumen

Pada tahun 2020 lalu, kisaran biaya pembuatan dokumen yaitu:

• ARC sementara: 1000 NTD
• Legalisir akta lahir anak (Bahasa Inggris): 750-1250 NTD
• paspor: 800 NTD (+10 NTD admin bank)
• Amplop pengiriman paket oleh Black Cat: 110 NTD/amplop

Biaya tersebut belum termasuk biaya perjalanan dan akomodasi saat mengurus dokumen. Selain itu, Biaya legalisir mungkin berbeda-beda antar notaris satu dengan lainnya.

Selain itu, kita perlu mencatat nomor tracking setiap amplop Black Cat. Nanti statusnya dapat kita akses dari website t-cat.

Lokasi dan Jam pelayanan kantor

Imigrasi Taiwan: Senin–Jumat pukul 08:00–17:00
untuk pencarian kantor imigrasi Taiwan terdekat dengan lokasi anda, di google maps, silahkan cari: “immigration” atau “National Immigration Agency“.

Kantor NHI: Senin–Jumat pukul 08:30–17:30
untuk pencarian kantor NHI Taiwan terdekat dengan lokasi anda, di google maps, silahkan cari: “中央健康保險署” atau “健康保險署”

Kantor Notaris publik: berbeda-beda
untuk pencarian kantor notaris publik Taiwan terdekat dengan lokasi anda, di google maps, silahkan cari: “public notary” atau “公證人”

KDEI
Alamat: No. 550, Rui Guang Road, Neihu District, Taipei, 114, Taiwan, ROC. Karena KDEI Taiwan hanya ada satu, klik https://goo.gl/maps/pT4m2unS5hxG1cyVA untuk melihat lokasi di google maps.

• Kementerian Luar Negeri (Kemlu), berada di KDEI Lantai 6, buka Senin–Jumat pukul 09:00–17:00.
• Layanan keimigrasian: berada di KDEI Lantai 2, buka Senin–Jumat,
  Penyerahan berkas pukul 09:00–12:00
  Pengambilan berkas pukul 13:00–17:00

D. Alur pembuatan dokumen

Untuk efisiensi waktu dan biaya, berikut saya rekomendasikan alur pembuatan dokumen anak secara berurutan:

1. Imigrasi Taiwan: Pembuatan ARC sementara untuk anak (sebelum 30 hari kelahiran)
2. Notaris publik: Legalisir akta lahir anak (Bahasa Inggris) di Pengadilan / Notaris Publik / Ministry of Foreign Affairs Taiwan
3. KDEI lt 2: Endorsemen atau pengesahan akta lahir anak (Bahasa Inggris)
4. KDEI lt 2: Pembuatan paspor anak
5. KDEI lt 6: Pembuatan surat bukti pencatatan kelahiran anak
6. Kantor NHI: Pembuatan kartu NHI (sebelum 2 bulan kelahiran)
7. Imigrasi Taiwan: Update nomor paspor di ARC anak

Untuk efisiensi, beberapa point dapat kita urus pada hari yang sama:

• Point 1 dan 2 dapat kita lakukan pada hari yang sama
• setelah ARC dan legalisir selesai, point 3, 4, dan 5 dapat kita lakukan pada hari yang sama
• setelah paspor kita dapatkan, point 6 dan 7 dapat kita lakukan pada hari yang sama

Selain itu, jika tidak berurutan, misal point 7 update ARC dahulu sebelum point 6 NHI. Maka pembuatan NHI akan mundur setelah mendapat “ARC baru” (sekitar 10 hari kemudian).

1. Pembuatan ARC sementara (sebelum 30 hari)

Setelah pulang dari rumah sakit, sebaiknya mulailah mempersiapkan dokumen untuk pembuatan ARC sementara. ARC sementara ini harus kita buat sebelum anak berumur 30 hari. Saat mendaftar ARC, gunakan yang versi Bahasa Mandarin. Seingat saya, pihak imigrasi akan mengambil berkas yang asli.

ARC sementara akan selesai dalam waktu sekitar 10 hari. Kita bisa saja meminta pihak imigrasi mengirim ARC ke tempat tinggal anda. Tetapi anda harus memberikan amplop Black Cat ke pihak imigrasi saat pendaftaran.

2. Legalisir akta lahir di notaris publik

Legalisir akta kelahiran ini kita perlukan sebagai salah satu syarat pembuatan paspor. Maka gunakan akta lahir yang berbahasa Inggris. Pengalaman saya di notaris, saya hanya memberikan akta lahir asli tanpa fotokopi. Mereka akan memberikan sejumlah berkas fotokopi yang telah mereka legalisir.

Secara umum, biaya legalisir sekitar 750 NTD (tahun 2020). Namun jika pihak rumah sakit tidak menerima pengecekan dokumen melalui faksimile, maka ada tambahan biaya sekitar 500 NTD. Biaya ini digunakan oleh pihak notaris untuk pengecekan dokumen secara langsung ke lokasi RS.

3. Paspor dan pencatatan kelahiran di KDEI Taipei

Sebelum berkunjung ke Kantor Dagang dan Ekonomi Indonesia (KDEI) di Taipei, jangan lupa membawa ARC 3 orang teman anda (+fotokopi) sebagai syarat saksi dalam pembuatan surat bukti pencatatan kelahiran.

Mengenal situasi KDEI Taipei

Pelayanan KDEI (Indonesia) berbeda dengan pelayanan kantor Taiwan pada umumnya. KDEI Taipei memang buka mulai pukul 09.00 hingga 15.00. Tetapi mereka membagi jam tersebut menjadi jam penyerahan dokumen pukul 09.00 s.d 12.00 dan jam pengambilan dokumen pukul 13.00 s.d 15.00.

Maka sebelum Anda menuju KDEI Tapiei, perhitungkan kapan Anda berangkat dari tempat tinggal. Usahakan pukul 9.00 atau maksimal pukul 10.00 sudah berada di KDEI Taipei. Lalu, yang paling penting, gunakan pakaian sopan (seperti baju berkerah) dan pakai sepatu, atau satpam akan mengusir Anda jika ketahuan memakai sandal.

Ok, KDEI Taipei, satu-satunya KDEI yang ada di Taiwan. Memakai gedung bersama untuk beberapa badan pemerintah. Jadi anda mungkin agak sulit untuk menemukan tulisan KDEI dari luar gedung.

Lift di KDEI Taipei

Pintu masuknya di bagian tengah. Kalau lihat gambar di atas, untuk ke KDEI, masuk lewat pintu yang sedang terbuka. Jangan salah masuk ke pintu di bawah tulisan Indonesia Exhibition Center, karena tidak akan dibukakan.

Lalu saat anda masuk, hanya ada hall luas dan lift. jadi langsung saja menuju lift. Tapi lift di KDEI mungkin agak sedikit membingungkan bagi orang yang baru pertama kali ke KDEI Taipei. Tidak ada tombol apapun di pintu luar lift. Jadi, carilah tombol pilihan di sudut lorong seperti gambar di bawah ini.

Cara menggunakannya, pertama silahkan tekan nomor lantai yang akan kita tuju, misal lantai 2 seperti pada gambar (a). Pintu masuk KDEI berada di lantai 1, maka jika ke parkiran basemen, bisa menekan tombol minus misal “-2”.

Setelah memilih lantai yang kita tuju, tunggu sebentar hingga muncul abjad lift yang akan kita gunakan. Pada contoh gambar (b) tertulis lift B, maka silahkan menuju ke lift B.

Jadi setelah keluar dari lift, seharusnya anda sudah paham cara kerjanya.

Kursi prioritas ruang pelayanan keimigrasian

Kalau anda masuk ke KDEI Lantai 2 atau ruang pelayanan keimigrasian, mereka menyediakan kursi prioritas. Yaitu kursi yang bisa digunakan oleh difabel, lansia, membawa anak, atau ibu menyusui.

Pengalaman saya mengurus paspor saat anak umur sekitar satu setengah bulan, lebih dipermudah oleh petugasnya, mulai endorsemen yang cepat, hingga selesai foto paspor sebelum jam 1.

Pengesahan akta lahir di KDEI

Di KDEI lantai 2, langsung ambil nomor antrian untuk menuju loket 2 (endorsemen). Saat menunggu giliran persiapkan berkas yang akan kita serahkan ke bagian endorsemen.

Normalnya, anda hanya menyerahkan berkas saja, dan hasilnya dapat kita ambil jam 1. Endorsemen tetap membutuhkan waktu. Sambil menunggu, bisa mendaftarkan pembuatan paspor ke loket 5.

Namun pengalaman saya karena membawa bayi, proses dilakukan lebih cepat dan hasil endorsemen diberikan sebelum jam 12. Jadi berkas paspor di loket 5 bisa lebih cepat diproses.

Pendaftaran paspor di KDEI

Jika ada yang membantu, misal pasangan Anda, salah seorang ke loket 2 untuk mengurus endorsemen, dan lainnya mengisi form pembuatan paspor dan mengambil nomor antrian untuk loket 5. Jadi kedua proses ini sebenarnya dapat dilakukan bersamaan.

Pembayaran paspor ke CHB

Saat menyerahkan berkas ke loket 5, berkas paspor masih belum bisa diproses karena ada berkas yang masih menunggu dari endorsemen. Tapi anda akan diberi slip untuk pembayaran terlebih dahulu ke Chang Hwa Bank (CHB) sebesar 800 NTD.

Sambil menunggu, bisa membayar terlebih dahulu ke Chang Hwa Bank. Lokasi bank hanya berjarak 350 meter dari KDEI (5 menit berjalan kaki). Cukup keluar dari KDEI lalu jalan ke arah kanan (ke timur) hingga perempatan kedua, lalu belok kiri (ke utara).

Saat di Chang Hwa Bank, langsung minta nomor antrian untuk pembayaran ke teller. Pembayaran akan dikenakan administrasi 10 NTD.

Fotokopi bukti pembayaran dan beli amplop black cat

Setelah selesai membayar di CHB, dalam perjalanan kembali ke KDEI, mampirlah ke 7-Eleven. Fotokopi bukti pembayaran tadi cukup 1x, dan jika perlu, belilah amplop black cat (sekitar 110 NTD) seperti gambar berikut.

Amplop ini kita perlukan untuk mengirimkan paspor yang sudah jadi ke alamat apartemen/tempat tinggal. Jika anda ingin mengambil paspornya langsung ke KDEI maka tidak perlu membeli amplop ini.

Kalau sudah selesai fotokopi bukti pembayaran dan beli amplop Black Cat, segera kembali ke KDEI. Minta tolonglah kepada satpam di lantai 2 di belakang kursi prioritas, untuk menuliskan alamat anda menggunakan Bahasa Mandarin di kotak Black Cat.

Penyerahan berkas lengkap ke loket 5

Kalau berkas endorsemen sudah selesai kita ambil, maka bisa langsung memberikan seluruh berkas pendaftaran paspor ke loket 5, Sebelum pukul 12.00 atau setelah pukul 13.00. Karena, petugas akan istirahat mulai pukul 12.00–13.00.

Ke ruang foto

Setelah menyerahkan berkas lengkap ke loket 5, anda akan dipanggil untuk menuju ke ruang foto. Petugas akan memfoto bayi menggunakan kasur beralaskan kain putih.

Paspor hanya membutuhkan foto bayi, tanpa melakukan scan biometrik. Informasi dari petugas, sidik jari bayi mungkin belum kelihatan (alhasil sulit terdeteksi oleh scannernya).

Jika ingin mengirimkan paspor yang sudah jadi, setelah selesai foto, jangan lupa memberikan amplop Black Cat yang sudah tertulis alamat Anda dalam bahasa Mandarin.

Lapar?

Saat kami mengunjungi KDEI Januari 2020 untuk membuat paspor bayi, kami sebenarnya ingin membeli makan di 7-Eleven di barat KDEI (keluar lewat pintu depan KDEI lalu ke kiri). Tapi ternyata ada orang Indonesia menjual biendang (nasi kotak) di depan 7-Eleven, dan Inshaa Allah katanya halal. Mereka biasa menjual untuk para WNI dan TKI yang sedang ke KDEI. Bahkan banyak petugas KDEI yang membelinya juga.

Surat bukti pencatatan kelahiran dari Kemlu (di KDEI)

Setelah endorsemen dan paspor, hingga foto, maka urusan pendaftaran paspor telah selesai. Kalau waktu belum menunjukkan pukul 16.00, di sini anda memiliki 2 pilihan dalam membuat surat bukti pencatatan kelahiran anak:

1. Pulang menunggu paspor dikirim lalu kembali ke KDEI lantai 6 (Kemlu) untuk menyerahkan berkas pembuatan, atau
2. Memberikan berkas belum lengkap ke KDEI lantai 6 (Kemlu), dan mengambil hasilnya di KDEI lantai 6 saat paspor selesai.

Keduanya sama-sama kembali ke KDEI untuk mengambil surat bukti pencatatan kelahiran anak. Bedanya, pada pilihan ke-1 jika pejabat yang menandatangani surat sedang berada di tempat, anda hanya perlu menunggu proses pembuatan surat tersebut beberapa jam. Kalau pejabatnya sedang tidak di tempat, saya kurang tau lagi bagaimana sebaiknya.

Saya tidak dapat menjamin anda dapat memilih pilihan ke-2, tetapi tidak ada salahnya anda menanyakannya ke petugas di KDEI lantai 6. Apabila diperbolehkan, semua berkas dapat diberikan ke petugas (tanpa fotokopi paspor, karena memang belum ada). Tapi berkas tidak dapat mereka proses sebelum paspor selesai, karena surat bukti pencatatan kelahiran anak membutuhkan nomor paspor. Di sini petugas meminta saya menuliskan nomor WA saya di berkas pendaftaran untuk kirim foto paspor bayi yang sudah jadi. Dan beberapa jam kemudian beliau memberikan nomornya ke saya melalui pesan WA.

Saat paspor sudah saya terima (sekitar 3–4 hari), paspor bayi cukup saya foto dan kirim melalui WA petugas KDEI lantai 6, asal tulisan terlihat jelas. Setelah itu surat akan mereka buatkan, dan saya diberitahu kapan surat dapat diambil. Saat pengambilan ke KDEI lantai 6, barulah memberikan fotokopi paspor bayi ke petugas untuk melengkapi berkas.

4. Mendaftar NHI (sebelum 2 bulan)

Saat paspor bayi sudah di tangan, segeralah mendaftar NHI sebelum bayi berumur 2 bulan. Karena setelah 2 bulan, kartu NHI ibu tidak dapat digunakan lagi untuk mengcover biaya kesehatan bayi.

Kalau anda masih berencana tinggal di Taiwan dalam beberapa tahun kedepan, saya sarankan untuk menggunakan autodebet pembayaran NHI anak. Syaratnya membawa berkas optional seperti buku tabungan dan stempel. Andaikata tidak membawa, masih bisa ke bank tempat anda menabung (kalau saya ke post office bank), untuk mengurus autodebet saat surat tagihan pembayaran NHI pertama kita terima.

Pengurusan NHI sangat cepat, pengalaman saya mengurus hanya sekitar 1-2 jam saja (dg antrian 4 orang). Saat itu juga kartu NHI selesai. Pengurusan NHI awal untuk bayi tidak dikenakan biaya. Biaya baru akan dibayarkan 1 atau 2 bulan kemudian saat surat tagihan pembayaran pertama dikirim ke alamat di ARC/NHI bayi

Catatan: sebaiknya, lakukan pendaftaran NHI di pagi hari. Setelah kartu NHI selesai, langsung menuju kantor imigrasi untuk mengupdate nomor paspor di ARC.

5. Update ARC

Setelah kartu NHI selesai, barulah update ARC di kantor imigrasi, jangan terbalik karena syarat NHI adalah kartu ARC, jika update ARC dulu maka perlu 10 hari setelahnya baru bisa mendaftar NHI.

Saat melakukan update ARC bayi, petugas meminta ARC yang asli. Maka, dalam selang waktu 10 hari, kita tidak memegang kartu ARC bayi.

Urusan dokumen di Taiwan selesai

Nah jika semua dokumen di atas selesai kita urus, maka tinggal mengurus dokumen-dokumen di Indonesia. Dokumen ini seperti Kutipan akta Kelahiran anak, penambahan nama anak di kartu keluarga, dll. Tapi, mungkin akan kami tuliskan di artikel lainnya.

Foto sampul dari PxHere